ISO là gì? Tổng hợp 101+ điều cần biết về Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO

ISO là gì?

ISO có tên đầy đủ là International Organization for Standardization. Đây là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế.

Vậy, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế _ ISO là gì?

Trong bài viết này, Thanh Bình H.T.C sẽ cùng các bạn đi tìm hiểu một số vấn đề sau:

1. ISO là gì?

2. Lịch sử của ISO

3. Cách hoạt động của Tổ chức ISO như thế nào?

4. Tiêu chuẩn ISO được chứng nhận

5. Mục đích của ISO là gì?

— Các tiêu chuẩn ISO dựa trên 4 nguyên tắc chính

6. Chứng nhận ISO phổ biến như thế nào?

7. Những loại hình tổ chức nào được chứng nhận ISO?

8. Quy trình phát triển tiêu chuẩn ISO

9. Các loại tiêu chuẩn ISO

— ISO 9000: Điểm khởi đầu

— Tiêu chuẩn quản lý chất lượng

1. ISO là gì?

ISO là một tổ chức thành viên phi chính phủ độc lập, chuyên phát triển các tiêu chuẩn quốc tế tự nguyện. Thành viên ISO đại diện cho các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia từ 164 quốc gia. ISO gồm 783 ủy ban kỹ thuật và các tiểu ban: thu thập và phân phối thông tin toàn thế giới nhằm duy trì các tiêu chuẩn quốc tế bao gồm: – tình nguyện – dựa trên sự đồng thuận – phù hợp với thị trường – sáng tạo – được thiết kế để giải quyết các thách thức toàn cầu.

Các tiêu chuẩn này trình bày một cách tiếp cận đã được các chuyên gia quốc tế đồng ý. Bản thân các tiêu chuẩn là một tập hợp các thực tiễn tốt nhất nhằm thúc đẩy khả năng tương thích sản phẩm, xác định các vấn đề an toàn và chia sẻ các giải pháp và bí quyết. Ví dụ, tiêu chuẩn ISO là lý do tại sao điện thoại di động của Mỹ có thể kết nối với dịch vụ ở châu Âu mà không gặp khó khăn gì. Tại sao thực phẩm được cung cấp trong siêu thị lại an toàn để ăn và tại sao thẻ tín dụng có thể được sử dụng ở bất cứ đâu.

Nhiều tiêu chuẩn do ISO phát triển bao gồm các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT-TT), bao gồm cả liên quan đến Internet. Một trong những ví dụ nổi tiếng nhất là tiêu chuẩn ISO 27001 về bảo mật thông tin. Các tiêu chuẩn khác bao gồm các vấn đề như: kết nối hệ thống mở, xử lý thông tin, khả năng tương tác của hệ thống thông tin, thẻ nhận dạng, thiết bị liên lạc, v.v… Tiêu chuẩn ISO 3166 cho mã quốc gia được Tập đoàn Internet sử dụng cho Tên và số được gán (ICANN) làm cơ sở để phân bổ các tên miền cấp cao nhất (ccTLD) cho các quốc gia và vùng lãnh thổ.

Mặc dù có thể ít được chú ý hơn, công việc của ISO cung cấp những đóng góp vô giá cho hiệu quả và chức năng của Internet.

2. Lịch sử của ISO

ISO là sự kế thừa của Liên đoàn Quốc tế của Hiệp hội Tiêu chuẩn hóa Quốc gia (ISA), hoạt động từ năm 1928 đến 1942.

Năm 1946, sau Thế chiến II, các thành viên của ISA và Ủy ban điều phối tiêu chuẩn của Liên hợp quốc (UNSCC) đã tổ chức một cuộc họp về các tiêu chuẩn quốc tế. Công việc của họ đã dẫn đến việc hình thành ISO như một tổ chức phi chính phủ vào năm sau.

ISO đã công bố tiêu chuẩn đầu tiên, ISO / R 1: 1951 (Nhiệt độ tham chiếu tiêu chuẩn cho các phép đo chiều dài công nghiệp), vào năm 1951. Tiêu chuẩn này hiện được gọi là ISO 1: 2016. Tính đến năm 2018, ISO đã công bố hơn 22.000 tiêu chuẩn.

Theo ISO, ISO không phải là viết tắt. Đó là một từ, bắt nguồn từ các từ isos của Hy Lạp, có nghĩa là “bằng nhau”, là gốc của tiền tố iso – xảy ra trong một loạt các thuật ngữ, như isometric (có số đo hoặc kích thước bằng nhau) và isonomy (đẳng thức của luật, hoặc của người trước pháp luật). Tên ISO được sử dụng trên toàn thế giới để biểu thị tổ chức. Do đó tránh được các loại chữ viết tắt dẫn đến việc dịch “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” sang các ngôn ngữ quốc gia khác nhau của các thành viên. Dù là quốc gia nào, hình thức ngắn gọn của tên tổ chức luôn là ISO.

ISO (Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế) là một mạng lưới các viện tiêu chuẩn từ 164 quốc gia có văn phòng trung tâm tại Geneva, Thụy Sĩ, điều phối hệ thống.

ISO là một tổ chức phi chính phủ  tạo thành cầu nối giữa khu vực công và tư nhân và là tổ chức tiêu chuẩn lớn nhất trên thế giới.

– Nhiều viện thành viên của nó là một phần của cấu trúc chính phủ của các quốc gia của họ hoặc được ủy quyền bởi chính phủ của họ.

– Một số thành viên có nguồn gốc duy nhất trong khu vực tư nhân, đã được thiết lập bởi các quan hệ đối tác quốc gia của các hiệp hội ngành công nghiệp.

– Do đó, ISO cho phép đạt được sự đồng thuận về các giải pháp đáp ứng cả yêu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu rộng lớn hơn của xã hội.

3. Cách hoạt động của Tổ chức ISO như thế nào?

Điều quan trọng là phải hiểu làm thế nào ISO hoạt động. Ví dụ, ISO không thực sự cung cấp chứng nhận trực tiếp cho bất kỳ nhóm nào. Thay vào đó, có các tổ chức chứng nhận thực hiện nhiệm vụ kiểm toán và sau đó xác nhận hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức. Các nhóm này (thường được gọi là đăng ký), bản thân chúng phải được chứng nhận theo một tiêu chuẩn riêng, ISO / IEC TS 17021.

Quá trình chứng nhận liên quan đến một công ty đăng ký kiểm toán trực tuyến một nhóm để đảm bảo rằng các hoạt động của họ tuân thủ các quy trình được nêu trong tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 hiện hành . Khi tìm thấy sự không nhất quán hoặc không phù hợp, thì nhóm phải tạo ra một chương trình để sửa các vấn đề này trước khi có thể cấp giấy chứng nhận đăng ký.

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp để xác định QMP có nghĩa là gì trong cấu trúc nội bộ của riêng họ. Một lỗi phổ biến khi triển khai QMP và ISO 9000 là cố gắng thay đổi các quy trình nội bộ để phù hợp với một mẫu yêu cầu tiêu chuẩn giả định. Triển khai thành công có nhiều khả năng nếu một doanh nghiệp xem xét các quy trình hiện có và phù hợp với QMP vào những gì đã hoạt động.

*QMP _ Quality management principles _ Nguyên tắc quản lý chất lượng

Một sai lầm phổ biến khác là tài nguyên; trong khi các tiêu chuẩn quản lý chất lượng dự kiến sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và hiệu quả hơn, các tổ chức thường đánh giá thấp thời gian và khối lượng công việc cần thiết ban đầu để đảm bảo thực hiện và chứng nhận thành công.

4. Tiêu chuẩn ISO được chứng nhận

Mặc dù có nhiều loại tiêu chuẩn ISO khác nhau, nhưng chỉ một vài trong số chúng có thể được chứng nhận . Chứng nhận là một quá trình diễn ra bên ngoài ISO, nơi chương trình của một công ty được xem xét bởi một bên độc lập để xác nhận rằng nó đáp ứng các tiêu chuẩn ISO.

Mặc dù chứng nhận không được thực hiện bởi ISO, các tổ chức chứng nhận được công nhận, những người sử dụng các tiêu chuẩn của ISO về chứng nhận, có sẵn để kiểm toán các chương trình nội bộ và thực tiễn kinh doanh. Sau khi xem xét, các cơ quan bên thứ ba này sẽ xác nhận xem một công ty có đáp ứng các tiêu chí ISO hay không.

Được cấp chứng nhận có nghĩa là nhà đăng ký đang chứng nhận rằng hệ thống quản lý chất lượng của đơn vị áp dụng cụ thể cho khu vực họ hoạt động (nghĩa là sản xuất một loại sản phẩm cụ thể hoặc cung cấp dịch vụ cụ thể) đã được đánh giá và phê duyệt theo quy định của ISO 9001: 2015. Khi tổ chức của bạn được cấp chứng nhận, tổ chức của bạn sẽ nhận được một dấu chứng nhận mà bạn có thể sử dụng trên văn phòng phẩm, trang web và xe cộ.

Sự chấp thuận này thường có hiệu lực trong thời gian ba năm, sau đó công ty phải xác nhận lại rằng các quy trình của nó đáp ứng hình thức hiện hành của tiêu chuẩn. Quá trình này sẽ được giám sát bởi nhà đăng ký trong khoảng thời gian đó. Như bạn có thể thấy, ai là ISO và phạm vi hoạt động của họ là quan trọng đối với quá trình đăng ký.

Các tiêu chuẩn ISO dựa trên 4 nguyên tắc chính:

1. Đáp ứng nhu cầu: ISO chỉ phát triển các tiêu chuẩn khi được yêu cầu bởi một ngành, một nhóm người tiêu dùng hoặc các bên liên quan khác. Trong hầu hết các trường hợp, các nhóm này liên hệ với hiệp hội thành viên quốc gia của mình, sau đó chuyển tiếp yêu cầu tới ISO.

2. Ý kiến chuyên gia toàn cầu: Các chuyên gia và ủy ban từ khắp nơi trên thế giới thảo luận và đàm phán tất cả các khía cạnh của một tiêu chuẩn ISO trước khi nó được phê duyệt.

3. Quy trình nhiều bên liên quan: Ngoài các chuyên gia và ủy ban, còn có các hiệp hội người tiêu dùng, học giả, các tổ chức phi chính phủ (NGO) và các cơ quan chính phủ có liên quan.

4. Đồng thuận: Các tiêu chuẩn ISO chỉ được phát triển trong môi trường dựa trên sự đồng thuận. Nhận xét từ tất cả các bên liên quan luôn được tính đến trước khi một tiêu chuẩn được hoàn thành.

5. Mục đích của tiêu chuẩn ISO

Các tiêu chuẩn ISO được thiết kế để làm cho sản phẩm và dịch vụ tốt hơn và làm cho các công ty, chính phủ và các tổ chức khác hiệu quả hơn. Một số tiêu chuẩn được thiết kế cho các ngành cụ thể, như ngành công nghiệp thực phẩm, hoặc được thiết kế để giúp cải thiện môi trường. Trong số nhiều tiêu chuẩn ISO có sẵn, năm trong số các tiêu chuẩn phổ biến nhất bao gồm:

– ISO 9000 là một nhóm các tiêu chuẩn của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) để đảm bảo các tổ chức sản xuất các sản phẩm và dịch vụ chất lượng. Họ này bao gồm tiêu chuẩn ISO 9001.

– ISO 14000 thiết lập các yêu cầu cho Hệ thống quản lý môi trường (EMS) dựa trên sự cải tiến liên tục.

– ISO 27000 là một nhóm các tiêu chuẩn cho công nghệ thông tin, với mục đích cải thiện an ninh thông tin và bảo vệ tài sản của công ty.

– ISO 22000 là để thực hiện một hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.

– ISO 50001 là một tiêu chuẩn mới hơn được phát hành vào năm 2011. Nó dành cho các công ty yêu cầu Hệ thống quản lý năng lượng (EMS) để cải thiện việc sử dụng năng lượng và hiệu quả.

6. Chứng nhận ISO phổ biến như thế nào?

Số liệu hiện tại cho thấy hơn 1 triệu công ty được chứng nhận ISO 9001: 2015 tại hơn 170 quốc gia.  ISO 14001 và ISO 13485 mỗi loại tăng 6% trong khi ISO / TS 16949 tăng 6%. Về cơ bản cuộc khảo sát cho thấy ISO được và mất ở đâu và với ai về các tiêu chuẩn chính của nó.

7. Những loại hình tổ chức nào được chứng nhận ISO?

Trong một loại khảo sát gần đây, ISO đã xem xét các loại tổ chức đã chọn để được chứng nhận ISO 9001: 2015 . Dựa trên gần 12.000 phản hồi, một số điểm nổi bật bao gồm:

– Khi lưu ý danh mục sản phẩm / dịch vụ của họ, dịch vụ chiếm 43%, phần cứng chiếm 31%, vật liệu được xử lý chiếm 19% và phần mềm cho 7% phản hồi.

– Về lý do tại sao họ chọn trở thành chứng nhận ISO 9001: 2008, 16% cho biết tuân thủ tự tuyên bố, 23% cho rằng đó là yêu cầu bắt buộc của khách hàng, 26% nhu cầu thị trường được trích dẫn, 30% cho rằng đó là để cải thiện sự hài lòng của khách hàng và 4% cho lý do khác.

– Khi mô tả mức độ phù hợp liên tục của ISO 9001: 2008, 64% cho biết tiêu chuẩn này có thể chấp nhận được nhưng muốn cải tiến sắp tới, 27% cho rằng nó vẫn ổn, 5% cho rằng nó không còn phù hợp với hoạt động của họ và 4% cho các câu trả lời khác.

Khi mô tả ISO là ai phục vụ tốt nhất và làm thế nào họ nên cải thiện người trả lời khảo sát dường như chỉ ra rằng hầu hết các cải tiến sẽ được thực hiện để giải quyết các yêu cầu kinh doanh và toàn cầu luôn thay đổi, điều này thực sự giải quyết được gốc rễ tại sao ISO 9001 được tạo ra.

8. Quy trình phát triển tiêu chuẩn ISO

Quá trình của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế để tạo ra một tiêu chuẩn mới bắt đầu khi các hiệp hội ngành công nghiệp hoặc các nhóm người tiêu dùng đưa ra yêu cầu.

ISO sau đó tuyển dụng các chuyên gia về vấn đề và các bên liên quan trong ngành, những người thành lập một ủy ban kỹ thuật. Ủy ban trải qua hai vòng để tạo ra một tiêu chuẩn dự thảo và tiến hành bỏ phiếu chính thức cho dự thảo thứ hai, được gọi là Tiêu chuẩn Quốc tế Dự thảo cuối cùng (FDIS).

Nếu FDIS được phê duyệt, theo xác nhận của ban thư ký trung ương, thì ISO sẽ công bố nó như một tiêu chuẩn quốc tế chính thức.

9. Tiêu chuẩn ISO phổ biến

Tiêu chuẩn hóa trong một doanh nghiệp là một khái niệm quen thuộc; chẳng hạn như khi kế toán và mua hàng sử dụng cùng một thuật ngữ, và nó giúp ích khi quản lý có thể hiểu các báo cáo từ hoạt động. Đó là cách tốt nhất để phát triển các khái niệm và thuật ngữ này phù hợp với các tiêu chuẩn bên ngoài, để khách hàng và nhà cung cấp cũng sẽ hiểu các quy trình và thông tin của công ty. Có một số cơ quan bên ngoài được công nhận tạo ra các hệ thống tiêu chuẩn, nhưng các tiêu chuẩn phổ biến nhất và nổi tiếng – và được áp dụng thường xuyên nhất – đến từ ISO.

Có một số loại tiêu chuẩn ISO khác nhau. Một số trong những phổ biến nhất bao gồm:

Open Systems Interconnection (OSI): Các nhà sản xuất máy tính và nhà cung cấp viễn thông đã phát triển mô hình tham chiếu phổ quát này cho các giao thức truyền thông vào năm 1983, và sau đó ISO đã áp dụng nó như một tiêu chuẩn.

ISO 9000 – Quản lý chất lượng. ISO 9000 đưa ra các tiêu chí cho một hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp tiếp tục cải thiện chất lượng và quan hệ khách hàng. Đó là một tập hợp các công cụ và thực tiễn được tiêu chuẩn hóa để xác định các lĩnh vực cải tiến và được quốc tế xem là thực tiễn tốt nhất để quản lý chất lượng.

ISO 22000 – Quản lý an toàn thực phẩm. ISO 2200 đưa ra những gì một tổ chức cần làm để đảm bảo thực phẩm của họ an toàn cho tiêu dùng công cộng. Nó chứa các hướng dẫn có thể được sử dụng tại tất cả các điểm trong ngành, bất kể quy mô của doanh nghiệp.

ISO / IEC 27000 – Hệ thống quản lý bảo mật thông tin. ISO / IEC 27000 chứa họ các tiêu chuẩn được sử dụng để giữ an toàn cho tài sản thông tin. Các doanh nghiệp quản lý dữ liệu cá nhân, dữ liệu khách hàng, tài chính hoặc sở hữu trí tuệ sử dụng các tiêu chuẩn này để đảm bảo thông tin này vẫn được bảo vệ.

ISO 27001: Tiêu chuẩn ISO này cung cấp quy trình sáu bước để phát triển và thực hiện các chính sách và quy trình bảo mật thông tin.

ISO 17799: Tiêu chuẩn quản lý bảo mật này quy định hơn 100 thực tiễn tốt nhất về tính liên tục trong kinh doanh, kiểm soát truy cập, quản lý tài sản và hơn thế nữa.

ISO 20000: Tiêu chuẩn ISO này tạo ra một đặc tả kỹ thuật và mã hóa các thực tiễn tốt nhất để quản lý dịch vụ CNTT .

ISO 31000 – Quản lý rủi ro. Rủi ro là một phần của mọi quyết định kinh doanh. ISO 31000 cung cấp một khung để quản lý các rủi ro này, với các thực tiễn tốt nhất để xác định rủi ro và hậu quả. Khung quản lý rủi ro này chuẩn hóa định nghĩa về rủi ro và các điều khoản liên quan và đưa ra các hướng dẫn cho bất kỳ người nào, doanh nghiệp hoặc cơ quan.

ISO 12207: Tiêu chuẩn ISO này tạo ra một quy trình quản lý vòng đời nhất quán cho tất cả các phần mềm.

Lợi ích của ISO 9001:2008 / ISO 9001:2015 đối với doanh nghiệp của bạn

ISO 9001 nhằm mục đích cung cấp một Hệ thống quản lý chất lượng thiết thực và khả thi để cải thiện và giám sát tất cả các lĩnh vực kinh doanh của bạn.

Đạt được tiêu chuẩn ISO 9001 không phải là thiết lập một bộ quy trình phức tạp và khó quản lý. Mục đích là để cung cấp một hệ thống quản lý hoàn toàn khả thi phù hợp với tổ chức của bạn. Với sự hỗ trợ phù hợp và kiến thức của nhân viên, bạn sẽ kết thúc với một hệ thống sẽ cải thiện tất cả các lĩnh vực trong tổ chức của bạn.

Việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 hiệu quả và mạnh mẽ (QMS) sẽ giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực quan trọng trong doanh nghiệp của bạn và nâng cao hiệu quả. Các quy trình quản lý được thiết lập trong toàn doanh nghiệp của bạn sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc, dẫn đến tăng năng suất và lợi nhuận. Điều này đến lượt nó sẽ cải thiện việc thu hút và duy trì khách hàng của bạn.

Một số lợi ích chính của chứng nhận ISO 9001 bao gồm:

– Thích hợp cho cả tổ chức nhỏ và lớn.

– Quản lý nội bộ tốt hơn.

– Ít lãng phí.

– Tăng hiệu quả, năng suất và lợi nhuận.

– Cải thiện việc giữ chân khách hàng và mua lại.

– Kết quả nhất quán, đo lường và theo dõi.

– Tiêu chuẩn được công nhận trên toàn cầu.

– Tương thích với các tiêu chuẩn ISO khác.

– Kiểm định bởi UKAS.

Chứng chỉ ISO 9001 hợp lệ sẽ là điều kiện tiên quyết đối với một số khách hàng của bạn và là một người tốt để có được những người khác, khi họ đang xem xét các nhà cung cấp. Nó mang lại cho khách hàng sự tin tưởng rằng bạn đang làm việc theo các tiêu chuẩn và quy trình sẽ cung cấp cho họ một tiêu chuẩn cao về dịch vụ khách hàng.

Lợi ích của ISO 9001 đối với khách hàng của bạn

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 / ISO 9001:2015 được công nhận trên toàn thế giới và khách hàng của bạn sẽ hiểu được lợi ích của việc hợp tác với các công ty được chứng nhận ISO 9001. Trên thực tế, một số khách hàng của bạn sẽ chỉ làm việc với các công ty được chứng nhận bởi vì điều đó mang lại cho họ sự đảm bảo rằng hệ thống quản lý của bạn liên tục được đánh giá và phê duyệt.

Họ sẽ biết từ kinh nghiệm làm việc với các công ty được chứng nhận ISO 9001:2008 / ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi thế:

– Giảm thiểu sai lầm.

– Cải thiện báo cáo và truyền thông.

– Chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt hơn.

– Lập kế hoạch sản xuất và giao hàng đáng tin cậy hơn.

– Tiêu chuẩn được duy trì bởi các đánh giá hàng năm.