ISO 9001 là gì? Lợi ích của ISO 9001:2008 / ISO 9001:2015 đối với doanh nghiệp là gì?

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế cho một hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Để được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001, một công ty phải tuân theo các yêu cầu được quy định trong Tiêu chuẩn ISO 9001. Tiêu chuẩn được sử dụng bởi các tổ chức để chứng minh khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp với yêu cầu của khách hàng và quy định và để chứng minh sự cải tiến liên tục.

Các tổ chức sử dụng tiêu chuẩn để chứng minh khả năng cung cấp nhất quán các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định. Đây là tiêu chuẩn phổ biến nhất trong loạt ISO 9000 và là tiêu chuẩn duy nhất trong loạt mà các tổ chức có thể chứng nhận.

ISO 9001 được công bố lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO), một cơ quan quốc tế bao gồm các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia của hơn 160 quốc gia. Các phiên bản hiện tại của tiêu chuẩn ISO 9001 được phát hành vào tháng 9 năm 2015.

Một vài chi tiết về ISO 9001:

Có một số tài liệu khác nhau trong họ tiêu chuẩn ISO 9000, nhưng ISO 9001 là tiêu chuẩn duy nhất trong loạt 9000 yêu cầu chứng nhận. Thông thường, toàn bộ tổ chức sẽ tìm kiếm chứng nhận, nhưng phạm vi của QMS có thể được tùy chỉnh để cải thiện hiệu suất tại một cơ sở hoặc bộ phận cụ thể. Phiên bản hiện tại là ISO 9001:2015, được xuất bản vào tháng 9 năm 2015 (do đó có ký hiệu là :2015).

– Không quan trọng tổ chức của bạn có quy mô như thế nào: 1 người hoặc 1 triệu người

– Không quan trọng bạn thuộc ngành nào (dịch vụ hoặc sản xuất) – đó có thể là nhà hàng, tư vấn, công ty sản xuất, tổ chức chính phủ, v.v… Có các tiêu chuẩn khác dựa trên ISO 9001 cho một vài ngành cụ thể.

– Nó KHÔNG phải là một tiêu chuẩn cho các sản phẩm. Nó không xác định chất lượng sản phẩm. Đây là một tiêu chuẩn dựa trên quy trình: bạn sử dụng nó để kiểm soát các quy trình của mình, sau đó sản phẩm cuối cùng của bạn sẽ đáp ứng kết quả mong muốn.

– Đó KHÔNG phải là Tiêu chuẩn cá nhân – một người không thể được chứng nhận ISO 9001, thay vào đó một tổ chức hoặc công ty trở thành được chứng nhận. Tuy nhiên, các cá nhân CÓ THỂ trở thành Kiểm toán viên chính được chứng nhận ISO 9001 sau khóa đào tạo 5 ngày. Điều này sau đó cho phép họ kiểm toán các công ty khác.

– Không có thứ gì như Chứng nhận ISO hay Chứng nhận ISO 9000, chỉ có chứng nhận ISO 9001.

Có nghĩa là gì để có một chứng chỉ ISO 9001?

+ Các tổ chức được chứng nhận ISO 9001 được chứng nhận có thực hiện thành công một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tất cả các yêu cầu chi tiết trong tiêu chuẩn ISO 9001.

+ Một phần của chứng nhận ISO 9001 là đảm bảo các khu vực cải tiến được xác định và hành động. Do đó, các tổ chức có chứng nhận ISO 9001 có thể được giả định để cung cấp các sản phẩm và / hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng nghiêm ngặt.

– Đây KHÔNG phải là nhóm thành viên – Một tổ chức không thể tham gia vào ISO 9001. Để được chứng nhận ISO 9001, tổ chức của bạn phải

+ Thực hiện theo các bước để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

+ Sau đó, Tổ chức chứng nhận (Nhà đăng ký) kiểm tra hiệu suất của tổ chức của bạn theo phiên bản mới nhất của Yêu cầu ISO 9001. Nếu bạn vượt qua cuộc kiểm toán này, Nhà đăng ký sẽ cấp Chứng chỉ ISO 9001 chứng tỏ rằng tổ chức của bạn đã được đăng ký theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong thời gian ba năm.

+ Cuối cùng, tổ chức phải được chứng nhận lại ba năm một lần để duy trì trạng thái chứng nhận ISO 9001 của họ.

Ai nên sử dụng bản sửa đổi ISO 9001:2025?

ISO 9001:2015 áp dụng cho mọi tổ chức, bất kể quy mô hoặc ngành. Hơn một triệu tổ chức từ hơn 160 quốc gia đã áp dụng các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 cho hệ thống quản lý chất lượng của họ.

Các tổ chức thuộc mọi loại hình và quy mô thấy rằng sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001 giúp họ:

– Tổ chức các quy trình

– Nâng cao hiệu quả của các quy trình

– Tiếp tục cải thiện

Tất cả các tổ chức sử dụng ISO 9001 được khuyến khích chuyển sang ISO 9001:2015 càng sớm càng tốt. Điều này bao gồm không chỉ các tổ chức được chứng nhận ISO 9001:2008, mà còn bất kỳ tổ chức nào tham gia đào tạo hoặc chứng nhận người khác.

Kể từ ngày 14 tháng 9 năm 2018, các tổ chức hiện đang đăng ký ISO 9001:2008 đã chuyển sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Trong ngành công nghiệp sắt thép, các sản phẩm như thép hình hay thép tấm nếu có chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 có thể nâng cao uy tín của một tổ chức bằng cách cho khách hàng thấy rằng các sản phẩm và dịch vụ của họ đáp ứng mong đợi. Trong một số trường hợp hoặc trong một số ngành, chứng nhận là bắt buộc hoặc bắt buộc về mặt pháp lý. Quá trình chứng nhận bao gồm thực hiện các yêu cầu của ISO 9001:2015 và sau đó hoàn thành kiểm toán của nhà đăng ký thành công xác nhận tổ chức đáp ứng các yêu cầu đó.

Các phiên bản trước của ISO 9001

ISO 9001:2015 (Phiên bản hiện tại)

ISO 9001:2015 là phiên bản hiện tại của tiêu chuẩn ISO 9001, trong đó nêu rõ các yêu cầu mà tổ chức phải duy trì trong hệ thống chất lượng của họ để chứng nhận ISO 9001:2015. ISO 9001 được giải thích chi tiết ở trên. Đây là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn bao gồm một số thay đổi từ ISO 9001:2008 bao gồm:

– Điều chỉnh / áp dụng cấu trúc ISO mới (Phụ lục SL) để phù hợp với các tiêu chuẩn khác bao gồm ISO 14001, ISO 45001, v.v…

– Mở rộng mối quan hệ giữa các tổ chức và hệ thống quản lý chất lượng

– ISO 9001:2015 thúc đẩy cách tiếp cận quá trình để tạo ra kết quả chất lượng được tìm kiếm

– Trình bày các yêu cầu về hiệu suất chất lượng trong hoạch định chiến lược của tổ chức

– Nhấn mạnh hơn vào quản lý cấp cao nhất để sở hữu QMS

– Yêu cầu quy định ít hơn so với các phiên bản trước

– Trọng tâm chính là sự hài lòng của khách hàng

– Đơn giản thuật ngữ trong suốt tiêu chuẩn

ISO 9001:2008

ISO 9001:2008 trở nên lỗi thời kể từ tháng 9 năm 2018 và được thay thế bằng ISO 9001:2015. 9001:2008 là tiêu chuẩn phác thảo các yêu cầu mà tổ chức phải duy trì trong hệ thống chất lượng của họ để được chứng nhận ISO 9001:2008. Có một số tài liệu khác nhau trong họ tiêu chuẩn ISO 9000, nhưng ISO 9001 là tiêu chuẩn ISO duy nhất yêu cầu chứng nhận.

ISO 9001:2000

Bản sửa đổi cho phép các ngoại lệ đối với các quy trình thiết kế và phát triển nếu trên thực tế một công ty KHÔNG tham gia vào việc tạo ra các sản phẩm mới, cũng như giới thiệu một vài khái niệm:

– Quy trình tiếp cận, thay thế một tâm lý kiểm tra.

– Tập trung vào Cam kết quản lý thay vì chỉ dựa vào nhân sự chất lượng.

– Chỉ số hiệu suất

– Cải tiến liên tục

– Sự hài lòng của khách hàng

Thay đổi từ năm 1994 đến năm 2000

Các văn bản đã được điều chỉnh lại để thích ứng dễ dàng hơn cho một loạt các tổ chức. Một số định nghĩa đã được thay đổi.

– Nhà thầu phụ của nhà cung cấp đã được đổi thành nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến.

– Tổ chức cung cấp ngay bây giờ đề cập đến tổ chức chính tìm kiếm chứng nhận.

– Khách hàng vẫn không thay đổi.

– So sánh ISO 9001:1994 với ISO 9001:2000

Các tiêu chuẩn có một cấu trúc định hướng quá trình. Nó bao gồm một mô hình quy trình dựa trên chu trình Act-Do-Check-Act, trong đó phác thảo chu trình sản phẩm và / hoặc dịch vụ và chu trình kiểm soát quản lý.

Định dạng 20 điểm đã được thay thế. Văn bản của tiêu chuẩn hiện được tổ chức thành bốn quy trình chính:

– Mục 5. Trách nhiệm quản lý

– Mục 6. Quản lý tài nguyên

– Mục 7. Hiện thực hóa sản phẩm

– Mục 8. Đo lường, Phân tích và Cải thiện

Yêu cầu về tài liệu ít quy định hơn và cho phép linh hoạt hơn.

ISO 9001:1994

ISO 9000:1994 nhấn mạnh việc đảm bảo chất lượng thông qua các hành động phòng ngừa, thay vì kiểm tra sản phẩm cuối cùng, đòi hỏi bằng chứng về việc tuân thủ các quy trình được lập thành văn bản. Phiên bản này cũng bao gồm ISO 9002 và ISO 9003 như trong các phiên bản 1997.

ISO 9001:1987

ISO 9001:1987 dựa trên BS 5750, với ba hệ thống quản lý chất lượng tùy thuộc vào hoạt động của tổ chức:

– ISO 9001:1987 Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp đặt và phục vụ dành cho các công ty và tổ chức có hoạt động bao gồm việc tạo ra các sản phẩm mới.

– ISO 9002:1987 Mô hình đảm bảo chất lượng trong sản xuất, lắp đặt và bảo dưỡng về cơ bản có cùng – chất liệu với ISO 9001 nhưng không bao gồm việc tạo ra các sản phẩm mới.

– ISO 9003:1987 Mô hình đảm bảo chất lượng trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng chỉ bao gồm kiểm tra cuối cùng của sản phẩm hoàn chỉnh, không quan tâm đến cách sản phẩm được sản xuất.

– ISO 9000:1987 cũng bị ảnh hưởng bởi các tiêu chuẩn quốc phòng hiện có của Hoa Kỳ và các tiêu chuẩn khác (hiện tại là MIL MILS) và phù hợp hơn với sản xuất.

Tại sao ISO 9001 lại quan trọng?

Được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một biểu tượng được quốc tế công nhận về uy tín và đảm bảo chất lượng. Các tổ chức được chứng nhận được cho là đã đạt được một hệ thống nhất quán để đảm bảo mức độ hài lòng cao của khách hàng và cải tiến liên tục.

Lợi ích của chứng nhận ISO 9001 là gì?

Có rất nhiều lợi ích khiến chứng nhận ISO 9001 trở thành một cân nhắc quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Tôi đã liệt kê những lợi ích chính dưới đây.

Chứng nhận ISO 9001 mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn :

– Tăng tiềm năng lợi nhuận và thị phần

– Thời gian tiết kiệm từ quản lý tài nguyên hiệu quả hơn

– Các vấn đề tái phát và dị thường giảm hoặc loại bỏ

– Hình ảnh thương hiệu và uy tín được cải thiện

– Công việc thủ công được giảm bớt với quá trình tích hợp và tự động hóa quá trình

– Hiệu quả và hiệu quả tổ chức được cải thiện bằng cách sử dụng dữ liệu và bằng chứng để đưa ra quyết định

Cách tiếp cận ISO 9001 xem xét cả các quy trình riêng lẻ cũng như cách tất cả các quy trình đó tương tác với nhau. Bằng cách kiểm tra mối quan hệ giữa tất cả các quy trình kinh doanh của bạn trong bối cảnh QMS, bạn có thể xác định vị trí các khu vực chín muồi để cải thiện và tối ưu hóa.

Sử dụng dữ liệu và bằng chứng để thông báo cho việc ra quyết định của bạn là cần thiết nếu bạn muốn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Việc thu thập các báo cáo đầy đủ và ghi chép đầy đủ các quy trình của bạn cũng là cần thiết, vì vậy bạn có dữ liệu để làm việc ngay từ đầu. Hệ thống quản lý chất lượng rất tốt trong việc này và cung cấp một khung cho tài liệu về tất cả các quy trình trong doanh nghiệp của bạn.

Chứng nhận ISO 9001 mang lại lợi ích gì cho khách hàng của bạn :

– Cung cấp đảm bảo rằng bạn là nhà cung cấp đáng tin cậy, chất lượng cao

– Sự hài lòng của khách hàng là trọng tâm chính của ISO 9001

– Phản hồi của khách hàng có thể được hành động nhanh chóng và hiệu quả

– Lập kế hoạch ưu tiên có nghĩa là các vấn đề được giải quyết trước khi chúng có cơ hội gây ra sự cố cho khách hàng của bạn

Một trong những yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy việc thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng là tập trung vào việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách xác định nhu cầu và mục tiêu của họ. Cải thiện sự hài lòng của khách hàng sau đó dẫn đến kinh doanh liên tục.

Khi khách hàng biết rằng bạn đã đạt được các tiêu chuẩn chất lượng cao theo yêu cầu của chứng nhận ISO 9001, họ sẽ dễ dàng đặt niềm tin vào bạn hơn.

Chứng nhận ISO 9001 mang lại lợi ích như thế nào cho nhân viên của bạn

– Việc làm được an toàn hơn nhờ hiệu quả kinh doanh được cải thiện

– Nhân viên báo cáo sự hài lòng công việc cao hơn và hạnh phúc tại nơi làm việc do vai trò của họ (phải làm gì và làm như thế nào) được xác định rõ ràng và sắp xếp hợp lý

– Đào tạo, tham gia hệ thống , và các nguồn lực giáo dục là dễ dàng hơn sẵn nhờ cải thiện quy hoạch và cơ cấu tổ chức

– Việc thực hiện QMS có thể thúc đẩy văn hóa công ty cải tiến liên tục

– Nhân viên trở nên gắn kết hơn và cảm thấy có trách nhiệm hơn với các quy trình họ đang sử dụng

Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục có thể giúp cải thiện tinh thần người lao động (cũng như hạnh phúc nơi làm việc chung) bằng cách khiến người lao động cảm thấy như họ tích cực tham gia và chịu trách nhiệm cho việc phát triển, thực hiện và tối ưu hóa các quy trình họ sử dụng trên cơ sở hàng ngày.

Bên cạnh đó, điều hợp lý là những người đưa ra quyết định về thiết kế và tối ưu hóa một quy trình cụ thể là những người thực sự sử dụng chúng hàng ngày.

Bằng cách tập hợp toàn bộ lực lượng lao động của bạn để xây dựng và cải thiện các quy trình hiện có, bạn không chỉ thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục mà còn gắn kết các công nhân với các mục tiêu của toàn bộ tổ chức.

Làm thế nào để có được chứng nhận ISO 9001?

Để được chứng nhận, về cơ bản, bạn phải triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 gần đây nhất để thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, sau đó tiến hành kiểm tra QMS bởi kiểm toán viên được chứng nhận. Kết quả là một chứng nhận thường kéo dài trong ba năm, sau đó tổ chức sẽ phải được chứng nhận lại. Về mặt kỹ thuật, các tổ chức chỉ có thể có được chứng nhận ISO 9001, nhưng để rõ ràng, tôi đã bao gồm một phần nêu rõ cách một cá nhân có thể trở thành Tổ chức được chứng nhận (CB hoặc Nhà đăng ký) để thực hiện kiểm toán chứng nhận cho các tổ chức.

Dành cho tổ chức

Cần phải nói rõ rằng, ISO 9001 không phải là một nhóm mà các tổ chức chỉ có thể tham gia vào chương trình. Đó là một chứng nhận phải đạt được như là một phần của quy trình kiểm toán cụ thể.

Để được chứng nhận ISO 9001, bạn phải:

1. Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo các nguyên tắc của tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất

2. Có một cuộc kiểm toán được thực hiện bởi Cơ quan được chứng nhận (CB hoặc Nhà đăng ký) để đánh giá hiệu suất của QMS của bạn so với tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất.

3. Nếu bạn thành công, chứng chỉ sẽ cần được chứng nhận lại sau ba năm (và ba năm tiếp theo) để đảm bảo bạn vẫn đạt tiêu chuẩn (cũng như mọi thay đổi mới đối với tiêu chuẩn)

Cho cá nhân

Như đã nêu ở trên, ISO 9001 không phải là một tiêu chuẩn cá nhân và vì vậy những cá nhân đó không thể nhận được chứng nhận. Tuy nhiên, họ có thể trở thành kiểm toán viên được chứng nhận sau khóa đào tạo 5 ngày.

Phân tích tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 chính thức, thực tế theo quy định của ISO được chia thành 10 phần.

Thịt thực sự của tiêu chuẩn nằm trong bảy phần cuối cùng, vì vậy ba phần đầu tiên chỉ được chạm vào đây. Tôi đã phác thảo nội dung của từng bên dưới.

Phần 1, 2 và 3: Giới thiệu, tài liệu tham khảo và định nghĩa

Ba phần đầu tiên phần lớn là phần giới thiệu, chứa thông tin chung về các mục tiêu của tổ chức cũng như các tài liệu tham khảo cho các thuật ngữ và định nghĩa ISO.

Vì mục đích của bài viết này và vì lợi ích của việc tìm hiểu quá trình đạt được chứng nhận ISO, chúng không quan trọng.

Mục 4: Bối cảnh của tổ chức

Phần này liên quan đến việc cố gắng hiểu tổ chức trong bối cảnh hiện tại của nó. Theo nghĩa này, bối cảnh đề cập đến các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể tác động đến định hướng chiến lược, cũng như một danh sách các bên liên quan và các bên liên quan.

Bối cảnh cũng bao gồm phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm một danh sách đầy đủ các thủ tục của công ty.

Mục 5: Lãnh đạo

Điều này về cơ bản liên quan đến việc xác định vai trò của các nhà ra quyết định khác nhau trong việc thiết kế và triển khai QMS.

Nó thường bao gồm một danh sách những người có liên quan cùng với vai trò và trách nhiệm của họ và cách họ tham gia vào việc thực hiện QMS.

Phần này cần phác thảo rõ ràng cam kết của quản lý để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, định nghĩa cụ thể về chính sách chất lượng và các vai trò và trách nhiệm khác nhau liên quan đến QMS trong toàn tổ chức.

Mục 6: Lập kế hoạch

Chức năng của phần này là phác thảo rõ ràng rủi ro và cơ hội để thực hiện QMS, cũng như các mục tiêu rõ ràng để cải thiện và các kế hoạch để đạt được các mục tiêu đó.

Bao gồm phân tích SWOT trong phần này rất hữu ích cho việc sắp xếp các mục tiêu để cải thiện với các rủi ro và cơ hội hiện tại.

Mục 7: Hỗ trợ

Hỗ trợ chủ yếu tập trung vào việc quản lý và phân bổ nguồn lực trong thiết kế và triển khai QMS.

Nó bao gồm nguồn nhân lực, tòa nhà, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, kiến thức tổ chức, giám sát và tài nguyên theo dõi.

Đồng thời, các tài liệu và hồ sơ cần thiết cho tất cả các quy trình trong tổ chức thường sẽ được xác định tại đây.

Mục 8: Hoạt động

Phần này đề cập đến mọi thứ liên quan đến việc lập kế hoạch và triển khai các sản phẩm hoặc dịch vụ trong tổ chức của bạn.

Nó bao gồm các yêu cầu về lập kế hoạch, yêu cầu tính năng sản phẩm, thiết kế sản phẩm, đánh giá và bất kỳ hoạt động liên quan đến dịch vụ bổ sung nào.

Mục 9: Đánh giá hiệu suất

Điều này sẽ chi tiết mọi thứ cần thiết để phân tích hiệu suất của QMS.

Điều đó bao gồm theo dõi và đánh giá bất kỳ và tất cả các tham số quy trình, định lượng và đánh giá sự hài lòng của khách hàng, thực hiện kiểm toán hiệu suất nội bộ và đánh giá liên tục của chính QMS.

Mục 10: Cải thiện

Phần cuối cùng là mọi thứ cần thiết cho sự cải tiến liên tục của QMS.

Điều này bao gồm đánh giá các quy trình và thực hiện hành động khắc phục đối với các quy trình được coi là không hiệu quả.

Ví dụ: nếu sử dụng phần mềm BPM như Process Street, điều này có thể ở dạng xác định xem các tính năng của mẫu danh sách kiểm tra như logic có điều kiện hoặc ngày đến hạn động có thể được sử dụng để tự động hóa các phần của quy trình.

Như đã nêu trước đây trong bài viết này, phần này dựa trên chu trình Act-Do-Check-Act, sử dụng từng giai đoạn này để thay đổi hiệu quả trong tổ chức đến mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy và cải thiện tất cả các quy trình.