5S là gì? Tìm hiểu về quy tắc 5S – Phương pháp sản xuất tinh gọn

5S là gì?

5S là một hệ thống để tổ chức các không gian để công việc có thể được thực hiện hiệu quả, hữu ích và an toàn. Hệ thống này tập trung vào việc đặt mọi thứ nơi nó thuộc về và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người dễ dàng thực hiện công việc của mình hơn mà không lãng phí thời gian hoặc rủi ro chấn thương.

Dịch thuật Thuật ngữ 5S

Tiếng Nhật:		Tiếng Anh
– Seiri		– Sort
– Seiton		– Set in Order
– Seiso		– Shine
– Seiketsu		– Standardize
– Shitsuke		– Sustain

Mỗi S đại diện cho một phần của quy trình năm bước có thể cải thiện chức năng tổng thể của một doanh nghiệp.

Nguồn gốc của 5S – 5S & Sản xuất Lean

5S bắt đầu như một phần của Hệ thống sản xuất Toyota (TPS), phương thức sản xuất được bắt đầu bởi các nhà lãnh đạo tại Công ty ô tô Toyota vào đầu thế kỷ 20 và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là sản xuất Lean ở phương Tây, nhằm mục đích tăng giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ chất thải từ các quy trình sản xuất thép tấm trong lắp đặt ô tô.

Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ như 5S, triết lý Kaizen, Kanban, Jidoka, Heijunka và Poka-Yoke.

5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống sản xuất Toyota bởi vì cho đến khi nơi làm việc ở trong tình trạng sạch sẽ, có tổ chức, việc đạt được kết quả tốt luôn luôn là điều khó khăn. Một không gian lộn xộn, bừa bộn có thể dẫn đến những sai lầm, chậm sản xuất và thậm chí là tai nạn, tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến một công ty.

Bằng cách có một cơ sở được tổ chức có hệ thống, một công ty làm tăng khả năng sản xuất sẽ diễn ra chính xác như mong muốn.

Lợi ích của 5S là gì?

Theo thời gian, phương pháp 5S dẫn đến nhiều lợi ích, bao gồm:

– Giam gia

– Chất lượng cao

– Tăng năng suất

– Sự hài lòng của nhân viên lớn hơn

– Môi trường làm việc an toàn hơn

5S là gì?

Khái niệm 5S nghe có vẻ hơi trừu tượng vào thời điểm này, nhưng trên thực tế, đây là một công cụ thực hành rất thực tế mà mọi người ở nơi làm việc có thể là một phần của.
5S là gì?
5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những gì không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách logic, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và duy trì chu trình này. Tổ chức, làm sạch, lặp lại.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về từng bộ phận của 5S.

5S₁ — Sàng lọc

Bước đầu tiên của 5S, Sàng lọc, bao gồm việc đi qua tất cả các công cụ, đồ nội thất, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc để xác định những gì cần phải có mặt và những gì có thể được gỡ bỏ. Một số câu hỏi để hỏi trong giai đoạn này bao gồm:

– Mục đích của mặt hàng này là gì?

– Mục này được sử dụng lần cuối khi nào?

– Làm thế nào thường xuyên được sử dụng?

– Ai sử dụng nó?

– Có thực sự cần phải ở đây?

Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Một không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật phẩm hoặc vật dụng không cần thiết được sử dụng không thường xuyên. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.

Hãy ghi nhớ những người tốt nhất để đánh giá các vật phẩm trong một không gian là những người làm việc trong không gian đó. Họ là những người có thể trả lời các câu hỏi trên.

Khi một nhóm đã xác định rằng một số mặt hàng không cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn sau:

– Đưa các mặt hàng cho một bộ phận khác

– Tái chế / vứt bỏ / bán các mặt hàng

– Đặt vật phẩm vào kho

Ví dụ, đối với các trường hợp khi giá trị của một vật phẩm không chắc chắn, thì một công cụ đã không được sử dụng gần đây, nhưng ai đó nghĩ rằng nó có thể cần thiết trong tương lai, sử dụng phương pháp thẻ đỏ. Thẻ màu đỏ thường là thẻ các tông hoặc nhãn dán có thể được gắn vào các mục được đề cập. Người dùng điền thông tin về các mục, chẳng hạn như:

– Vị trí

– Sự miêu tả

– Tên của người áp dụng thẻ

– Ngày nộp đơn

Sau đó, vật phẩm được đặt trong một khu vực thẻ đỏ của Wikipedia với các vật phẩm nghi vấn khác. Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) thì vật phẩm không được sử dụng, đã đến lúc loại bỏ nó khỏi không gian làm việc. Không đáng để treo lên những thứ không bao giờ được sử dụng vì chúng chỉ chiếm không gian.

5S₂ — Sắp đặt thứ tự

Một khi sự lộn xộn thêm đã biến mất, sẽ dễ dàng hơn để xem những gì. Bây giờ các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Những điều cần cân nhắc:

– Những người (hoặc máy trạm) sử dụng những mặt hàng nào?

– Khi nào các mặt hàng được sử dụng?

– Những mặt hàng được sử dụng thường xuyên nhất?

– Các mặt hàng nên được nhóm theo loại?

– Nơi nào sẽ là hợp lý nhất để đặt các mặt hàng?

+ Một số vị trí sẽ thuận tiện hơn cho công nhân hơn những vị trí khác?

+ Một số vị trí sẽ cắt giảm chuyển động không cần thiết?

– Là nhiều container lưu trữ cần thiết để giữ cho mọi thứ có tổ chức?

Trong giai đoạn này, mọi người nên xác định cách sắp xếp nào hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi suy nghĩ thông qua các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, con đường mọi người đi qua không gian, v.v.

Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa tổ chức và các nỗ lực Lean lớn hơn. Sự sắp xếp nào sẽ gây ra lượng chất thải ít nhất?

Trong sản xuất Lean, chất thải có thể ở dạng:

– Khuyết thiếu

– Thời gian chờ

– Chuyển động thêm

– Hàng tồn kho quá mức

– Sản xuất thừa

– Gia công thêm

– Vận chuyển không cần thiết

– Tài năng không sử dụng

5S₃ — Sạch sẽ

Mọi người đều nghĩ rằng họ biết vệ sinh là gì, nhưng đó là một trong những điều dễ bỏ qua nhất, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Shine của 5S tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc, có nghĩa là quét, lau, lau bụi, lau bề mặt, đặt dụng cụ và vật liệu, v.v.

Ngoài việc làm sạch cơ bản, Shine còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên trên thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể bắt gặp sự cố và ngăn ngừa sự cố. Điều đó có nghĩa là ít lãng phí thời gian và không mất lợi nhuận liên quan đến điểm dừng công việc.

Chiếu sáng nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị, nhưng nó quan trọng. Và nó không nên chỉ để lại cho nhân viên bảo vệ. Trong 5S, mọi người có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của họ, lý tưởng nhất là hàng ngày. Làm như vậy khiến mọi người có quyền sở hữu không gian, điều này về lâu dài có nghĩa là mọi người sẽ được đầu tư nhiều hơn vào công việc và trong công ty.

5S₄ — Săn sóc

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ trông khá tốt. Tất cả các công cụ bổ sung đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp, không gian được làm sạch và thiết bị hoạt động tốt.

Vấn đề là, khi 5S mới ở một công ty, thật dễ dàng để dọn dẹp và sắp xếp tổ chức và sau đó từ từ để mọi thứ trở lại như cũ. Chuẩn hóa làm cho 5S khác với dự án làm sạch mùa xuân điển hình. Chuẩn hóa hệ thống hóa mọi thứ vừa xảy ra và biến những nỗ lực một lần thành thói quen. Chuẩn hóa phân công các nhiệm vụ thông thường, tạo lịch trình và đăng hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Nó tạo ra các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho 5S để sự ngăn nắp không bị thất bại.
Tùy thuộc vào không gian làm việc, danh sách kiểm tra 5S hàng ngày hoặc biểu đồ có thể hữu ích. Một lịch trình được đăng cho biết mức độ thường xuyên phải thực hiện một số nhiệm vụ làm sạch và ai chịu trách nhiệm cho chúng là một công cụ hữu ích khác.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở về 5S. Một lượng nhỏ thời gian có thể cần được dành ra hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các nhiệm vụ sẽ trở thành thói quen và tổ chức và dọn dẹp 5S sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.

5S₅ — Sẵn sàng

Khi các quy trình chuẩn cho 5S được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Bền vững đề cập đến quá trình giữ 5S hoạt động trơn tru, nhưng cũng giữ cho mọi người trong tổ chức tham gia.

Người quản lý cần tham gia, cũng như nhân viên ra sàn sản xuất, trong kho, hoặc trong văn phòng. Bền vững là về việc biến 5S thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Lý tưởng nhất, 5S trở thành một phần của văn hóa của một tổ chức. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy kết quả tích cực liên tục.

An toàn – S thứ 6

Một số công ty muốn đưa S thứ sáu vào chương trình 5S của họ: An toàn. Khi bao gồm an toàn, hệ thống thường được gọi là 6S. Bước An toàn bao gồm tập trung vào những gì có thể được thực hiện để loại bỏ rủi ro trong quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo những cách nhất định.
Điều này có thể liên quan đến việc thiết lập các máy trạm để chúng tiện dụng hơn, đánh dấu các giao lộ, chẳng hạn như những nơi xe nâng và người đi bộ băng qua đường với các biển báo và dán nhãn tủ lưu trữ để làm sạch hóa chất để mọi người nhận thức được các mối nguy tiềm ẩn. Nếu bố trí nơi làm việc hoặc các nhiệm vụ mọi người thực hiện là nguy hiểm, những nguy hiểm đó nên được giảm càng nhiều càng tốt. Đó là những gì S thứ sáu tập trung vào.
Một số người coi sự an toàn là kết quả của việc thực hiện năm S còn lại một cách thích hợp, và kết quả là nói S thứ sáu là không cần thiết. Họ nghĩ rằng nếu không gian làm việc được tổ chức và làm sạch đúng cách và sử dụng các tín hiệu an toàn trực quan hữu ích, một bước an toàn riêng biệt là không cần thiết.

Không phải cách tiếp cận an toàn là đúng hay sai. Nhưng tuy nhiên một doanh nghiệp muốn tiếp cận an toàn, cần lưu ý rằng chú ý đến an toàn là điều quan trọng.

Bắt đầu như thế nào với 5S?

Mặc dù 5S là một khái niệm khá đơn giản, nhưng bắt đầu một chương trình 5S mới có thể cảm thấy nản chí. Nó giống như thực hiện một dự án làm sạch lớn trong nhà để xe hoặc tầng hầm ở nhà; có rất nhiều thứ để giải quyết, và bắt đầu có lẽ không vui chút nào.

Bắt đầu với các bước thực tế như quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo nào là cần thiết và sử dụng công cụ nào để tạo thuận lợi cho quá trình. Xác định những điều cụ thể này sẽ giúp bắt đầu quá trình thực hiện 5S.

Đào tạo 5S

Bất cứ ai sẽ tham gia vào các hoạt động 5S cần được đào tạo. Điều này có thể được thực hiện trong môi trường lớp học, với DVD đào tạo và / hoặc thông qua các hoạt động thực hành. Một minh họa về cách 5S có thể xảy ra tại một máy trạm cũng có thể hữu ích.

Để nhân viên hiểu lý do tại sao công ty sẽ bắt đầu sử dụng 5S và tại sao nó quan trọng, họ nên được cung cấp một lịch sử ngắn gọn về 5S, các bộ phận và lợi ích của nó.

Rất có thể cách thức 5S được thực hiện tại một tổ chức hoặc thậm chí một bộ phận sẽ khác với các bộ phận khác, vì vậy các nhóm thực hiện 5S lần đầu tiên có thể cần thực hiện cách tốt nhất để thực hiện các bước của 5S trong không gian của họ.

Trong mọi trường hợp, mọi người nên được đào tạo khi 5S mới. Và sau đó bất kỳ nhân viên mới nào lên tàu sau này cũng sẽ được đào tạo về 5S.

5S & Truyền thông hình ảnh

Một phần quan trọng của 5S là nó làm cho không gian sạch hơn và do đó dễ điều hướng hơn. Điều đó có nghĩa là mọi người có thể dễ dàng hoàn thành công việc của họ hơn. Các công cụ giao tiếp trực quan như nhãn, đánh dấu sàn, đánh dấu tủ và kệ, và bảng bóng có thể làm cho việc điều hướng không gian thậm chí đơn giản hơn. Thêm vào đó, các công cụ này có thể giúp giữ cho không gian làm việc được tổ chức. Một nơi làm việc sử dụng quản lý trực quan theo cách này thường được gọi là nơi làm việc trực quan.

Một số công cụ trực quan phổ biến được sử dụng trong 5S là:

		Bảng bóng
		Bảng bóng có thể là một công cụ hữu ích khi thực hiện và duy trì các quy trình của 5S. Bảng bóng có một phác thảo về nơi các công cụ thuộc về và cho phép nhân viên nhanh chóng xác định công cụ nào bị thiếu. Bảng bóng giúp với cả tổ chức công cụ và trách nhiệm công cụ.
		Đánh dấu sàn
		Đánh dấu sàn là một yếu tố chính trong nhiều không gian làm việc được tổ chức tốt. Đánh dấu sàn có thể được sử dụng cho nhiều mục đích tổ chức khác nhau từ phân định một không gian làm việc cụ thể đến đánh dấu việc lưu trữ pallet hoặc thậm chí để giúp lưu lượng người đi bộ điều hướng đến các khu vực an toàn trong môi trường làm việc.
		Dấu sàn là các công cụ cực kỳ đa dạng và có sẵn trong nhiều màu sắc, kích cỡ, độ mạnh, độ dày và thậm chí cả hình dạng khác nhau. Dấu sàn như băng và hình dạng là những công cụ hữu ích trong nhiều loại môi trường làm việc khác nhau như văn phòng, cửa hàng tự động, cơ sở chăm sóc sức khỏe, cơ sở sản xuất, môi trường bán lẻ, v.v.
		Dấu hiệu
		Việc sử dụng các biển báo trong một môi trường làm việc hiệu quả là rất cần thiết. Dấu hiệu không chỉ giúp tăng sự an toàn, nó còn tạo ra một môi trường trực quan cho nhân viên phát triển mạnh. Dấu hiệu an toàn có thể được tìm thấy trong nhiều màu sắc, hình dạng và kích cỡ và có thể được tìm thấy với nhiều kết hợp văn bản phổ biến khác nhau. Thậm chí có thể tạo ra các biển báo tùy chỉnh để đáp ứng bất kỳ nhu cầu đánh dấu độc đáo nào. Bảng hiệu có thể có sẵn như các dấu hiệu sàn, dấu hiệu tường hoặc dấu hiệu đứng. Tất cả các dấu hiệu có thể cải thiện giao tiếp trực quan.
		Dán nhãn
		Ghi nhãn là một thành phần lớn của tổ chức hiệu quả cho hệ thống 5S. Hầu như mọi thứ đều có thể được dán nhãn để giúp giữ cho các khu vực làm việc được tổ chức, hiệu quả và trực quan cho nhân viên. Ví dụ, một số thứ có thể được dán nhãn là giá đỡ, đơn vị lưu trữ, thùng, không gian làm việc, đường ống, v.v. Khi nhãn được sử dụng một cách chiến lược, nhân viên hiểu nơi nào thuộc về và có thể dễ dàng xác định khi thiếu thứ gì đó.
		Máy in công nghiệp
		Máy in công nghiệp hỗ trợ in ấn dễ dàng, thuận tiện và tiết kiệm chi phí. Thay vì phải đặt hàng nhãn từ một thực thể bên ngoài, nhãn có thể được in ngay trong nhà với sự trợ giúp của máy in nhãn công nghiệp.
		Máy in nhãn công nghiệp có khả năng in một loại nhãn có kích thước khác nhau bằng cách sử dụng loại mực màu khác nhau và cũng có thể in trên các loại cung cấp nhãn khác nhau. Một số máy in nhãn công nghiệp thậm chí có đầu in nhiệt có thể tạo ra một nhãn cực kỳ bền, không bị nhòe.
		Thẻ 5S
		Thẻ 5S, còn được gọi là “thẻ đỏ”, thường được sử dụng trong giai đoạn Sắp xếp của 5S. Các thẻ này được gắn vào các mục không còn tăng giá trị cho cơ sở làm việc và thường không cần thiết hoặc được sử dụng. Loại thẻ 5S màu đỏ này dễ nhìn thấy và làm cho quá trình phân loại thông qua các công cụ, vật tư và thiết bị khác nhau trở nên đơn giản và dễ hiểu. Bằng cách nhìn vào các thẻ, nhân viên có thể dễ dàng xác định những gì sẽ ở lại và những gì sẽ đi.

5S Sản xuất bên ngoài – Trong chăm sóc sức khỏe, Văn phòng hoặc Chính phủ

5S có nguồn gốc trong ngành sản xuất tại Toyota và nó đã được chứng minh là hữu ích cho các nhà sản xuất trong nhiều ngành công nghiệp, không chỉ ngành công nghiệp ô tô. Trong những thập kỷ gần đây, 5S đã vượt ra khỏi ngành sản xuất sang các ngành công nghiệp khác như chăm sóc sức khỏe. Nhiều văn phòng cũng sử dụng 5S, cũng như một số trường học và các tổ chức chính phủ khác.

Các bước cơ bản của 5S có thể được áp dụng cho bất kỳ nơi làm việc nào. Một văn phòng có thể sử dụng 5S để giữ nguồn cung cấp có tổ chức, cũng như các bệnh viện và phòng khám y tế. 5S thậm chí có thể được sử dụng trong nhà bếp chung để giữ cho tủ lạnh không chứa đầy thức ăn đã hết hạn. Đó thực sự chỉ là vấn đề xác định không gian làm việc và quy trình làm việc nào sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ tổ chức nơi làm việc được cải thiện.

Ví dụ 5S

Nhìn vào ví dụ dưới đây để thấy 5S hoạt động. Trước 5S, không gian lộn xộn và khó hiểu. Sau 5S, mọi thứ đều có một vị trí được chỉ định, thường được đánh dấu bằng băng đánh dấu sàn, nhãn và các tín hiệu thị giác khác.

Trước và sau khi thực hiện 5S

Trước 5S		Sau 5S
1. Hàng tồn kho xếp chồng xa tầm tay 2. Hàng tồn kho cũ chưa sử dụng 3. Nguy hiểm an toàn; hộp xếp chồng lên nhau trên lối đi 4. Không có tổ chức rõ ràng như mã vạch, hẹn hò hàng tồn kho, mã màu hoặc quy ước đặt tên 5. Thùng rác và mảnh vụn được phép tích lũy 5s là gì?		1. Thùng đồng phục và kệ 2. Theo dõi ngày tồn kho 3. Nội dung thùng được dán nhãn 4. Thùng, giá đỡ, và sàn nhà được giữ sạch sẽ và trong tình trạng tốt 5. Ánh sáng trong cơ sở là đủ 6. Giá đỡ đủ thấp để thang không bắt buộc phải truy cập vào kho

Đây là câu trả lời ngắn cho câu hỏi này: tất cả mọi người. Nếu một bộ phận đang bắt đầu 5S, người quản lý và tất cả các nhân viên khác nên được đưa vào. Nếu bất cứ ai bị bỏ rơi, điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc gây rối mà mọi người không muốn sở hữu.

Có thể một số người sẽ đóng vai trò lớn hơn trong 5S so với những người khác, điều này là tốt. Có thể có các điều phối viên 5S chịu trách nhiệm cài đặt và duy trì ghi nhãn 5S, theo dõi các nhiệm vụ được giao hoặc giới thiệu các thành viên bộ phận mới cho hệ thống 5S. Những người này rõ ràng sẽ dành nhiều thời gian suy nghĩ về 5S so với những người khác. Mọi người nên nghĩ về 5S thường xuyên, mặc dù. 5S ban đầu có thể diễn ra như một sự kiện, nhưng lý tưởng nhất nó trở thành một phần công việc hàng ngày cho mọi người.

Điều quan trọng cần nhớ là các nhà lãnh đạo công ty nên tham gia 5S, đặc biệt nếu 5S là nỗ lực của toàn công ty. Khi mọi người thấy cấp trên của họ nghiêm túc với 5S bằng cách tham gia vào nó, họ cũng sẽ có xu hướng nghiêm túc hơn.

Khi 5S được sử dụng tại nơi làm việc, việc phát hiện những bất thường và phát hiện các vấn đề tiềm ẩn sẽ dễ dàng hơn trước khi chúng phát triển thành vấn đề quan trọng.

Chi phí của 5S so với tiết kiệm dài hạn

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xem xét sử dụng 5S có thể tự hỏi liệu 5S có đắt không khi thực hiện. Nói chung là không. Có thể có một khoản đầu tư trực tiếp vào các công cụ như băng đánh dấu sàn và nhãn, và đôi khi cần phải dành cho đào tạo và cho các hoạt động 5S, làm mất thời gian của nhân viên. Tuy nhiên, về lâu dài, 5S làm cho các quy trình hoạt động trơn tru hơn và ngăn ngừa rủi ro và những điều đó thường giúp tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp.

5s là gì? 5s là gì? 5s là gì?